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                  業務范圍-內頁檔案整理

                        

                        含義檔案館(室)對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業務,是檔案管理中的一項基礎工作。

                        主要內容包括:區分全宗、全宗內檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制。

                  具體內容(1)會計憑證類:反映資金牧付業務的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。

                  (2)財務報告類:包括月度、季度、年度的出納報告、附注及文字說明,銀行存款對賬單應銀行存款余額調節表,其他出納報告。

                  (3)會計賬簿類:現金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查薄 。
                  (4)其他類:作為收付依據的合同、協議及其他文件;按規定應單獨存放保管的重要票證單據,如作廢的支票、作廢的發票存根聯與發票、作廢的收據存根聯與收據;出納盤點表和出納考核報告等。

                  (5)檔案管理類:出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊以及出納檔案銷毀清冊。出納人員對檔案進行整理時,一般包括分類、裝訂和成冊三個步驟。

                  檔案整理類型:主要有3種類型

                  ①系統排列和編目:在正常條件下,檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務,主要是檢查案卷質量,制訂館(室)內分類排列方案,進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工

                  ②局部調整:對已接收但不完全符合整理要求的案卷,進行必要的部分加工整理;對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整

                  ③全過程整理:對必須接收和征集的零散檔案,進行包括整理工作全部內容的系統化和編目。

                  檔案整理要求保持文件之間的歷史聯系,便于保管利用。文件之間的歷史聯系是指文件在產生和處理過程中形成的內部相互關系,主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面的聯系。維護文件之間的歷史聯系有時可采用不同的方法,在優選時應以便于檔案保管和利用為其最高要求,并使二者統一起來。
                  整理過程:(1)整理:按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。

                  (2)來源原則:把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

                  (3)檔案實體分類:根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

                  (4)立檔單位:構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。

                  (5)全宗:一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。

                  (6)聯合全宗:由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯系不易區分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

                  (7)匯集全宗:由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

                  (8)全宗群:由若干個具有時間、地區、性質等共同特征的全宗組成的群體.

                  (9)案卷:由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。

                  (10)立卷:將若干文件按形成規律和有機聯系組成案卷的過程。

                  (11)卷內備考表:卷內文件狀況的記錄單,排列在卷內文件之后。

                  (12)檔號:以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。



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